В соответствии с Федеральными законами от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в 2020 г. начался постепенный переход к формированию информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в электронном виде и замене трудовых книжек на бумажном носителе.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) пошагово выглядит следующим образом:
1. Работодатели в 2020 г. вносят изменения во внутренние нормативные акты, либо подготавливают новые документы. В них должны появиться положения об ЭТК.
2. Подготавливается техническая база для взаимодействия с отделением Пенсионного Фонда. На основании Постановления Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений», утверждена форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (далее – форма СЗВ-ТД)» (приложение 1). При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя. В случае отсутствия в течение 2020 г. у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 г.
Форма СЗВ-ТД представляется, начиная с 1 января 2020 г., не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены следующие кадровые мероприятия:
- прием на работу;
- перевод сотрудника;
- увольнение;
- подача заявления сотрудником – либо о сохранении трудовой книжки на бумажном носителе, либо о переходе на электронную трудовую книжку.
3. С 2021 г. выполнять и передавать форму СЗВ-ТД в случаях увольнения или трудоустройства сотрудника придется быстрее – не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или иных документов, подтверждающих совершение указанного в отчете события (№436-ФЗ от 16.12.2019г.)
4. Алгоритм перехода на трудовые книжки включает обязанность работодателей до 30.06.2020 г. письменно сообщить каждому работнику о новеллах трудового законодательства и о праве выбора - продолжать ли кадровикам вести их обычную бумажную трудовую, либо перейти на электронный аналог. Работники должны письменно изъявить свое желание до 31.12.2020 г. При этом, в случае выбора работником ведения бумажной трудовой книжки, кадровая служба одновременно ведет её и в электронном виде.
На работников, которые придут на свою первую работу после наступления 2021 г., будут открываться исключительно электронные трудовые книжки.
